社長にメールを送ることになったものの、宛名は何と書けばいいのか、「様」は付けるのか、書き出しは「お疲れ様です」で失礼にならないか……と、手が止まっていませんか。
自社の社長にメールを送る機会はそう多くないからこそ、いざというときに迷ってしまいますよね。
先にお伝えすると、宛名は「○○社長」と書くのが基本で、「様」は付けません。本文は結論を先に、簡潔にまとめれば、それだけで十分に丁寧な印象になります。
この記事では、自社の社長にメールを送るときの宛名と呼び方、書き出しの挨拶、件名と本文の書き方、そのまま使える例文をご紹介します。読み終えるころには、迷わず一通目を書き始められますよ。
自社の社長にメールを送るときの宛名・呼び方
自社の社長宛のメールでは、宛名を「田中社長」のように名字＋社長で書きます。「社長」という言葉そのものに敬意が含まれているため、「様」は重ねません。「社長様」や「田中社長様」は二重敬語になるので避けましょう。「殿」も同じ理由で付けません。
場面ごとの宛名の目安は、次のとおりです。
| 場面 | 宛名の例 |
|---|---|
| ふだんの社内メール | 田中社長 |
| 改まった報告や、社外の方の目に触れる可能性があるとき | 代表取締役社長 田中太郎様 |
| 会社に独自のルールがあるとき | 社内のルールに合わせる |
ふだんのやり取りなら「田中社長」で十分です。フルネームと役職を並べる形は、正式な報告や、社外の方の目に触れる可能性があるときに使うと安心です。会社によっては「社長もさん付け」といったルールがあることもあるので、その場合は社内の慣習を優先してください。
二重敬語になる理由や、社外の社長へ送る場合・封筒の宛名については、「社長様」はおかしい？の記事で詳しく解説しています。
書き出しの挨拶と名乗り方
宛名の次に書く挨拶は、社内メールであれば「お疲れ様です」で問題ありません。社長宛でも失礼にはあたりません。「お疲れ様です」の使い分けは、「お疲れ様です」は目上・社外にも使える？の記事でも解説しています。
社長に何かをお願いするときや、お忙しそうな時間帯、ふだんあまり接点のない社長に送るときは、「お忙しいところ失礼いたします」と一言添えると、気づかいが伝わります。
挨拶のあとには、部署名と氏名を名乗りましょう。社長がすべての社員の顔と名前を把握しているとは限らないため、名字だけでなくフルネームで書くと安心です。
田中社長
お疲れ様です。
営業部の山田花子です。
件名・本文の書き方とマナー
件名は、用件が一目でわかる形にします。「【報告】○○の件（営業部 山田）」「【ご相談】○○について」のように、用件の種類と内容を入れると、開く前に何のメールかが伝わります。
本文は、結論や用件を先に書き、そのあとに理由や経緯を短く添えます。社長は多くの案件を抱えているため、読んだ時点で判断できる形が親切です。一文は短くし、長くなるときは行を空けて読みやすくしましょう。
返事や判断がほしいときは、期限と選択肢を明記します。「ご確認をお願いします」だけで終えず、「○日までに、A案かB案かご判断をお願いいたします」と書くと、社長も答えやすくなります。
締めは「よろしくお願いいたします」で問題ありません。送る前に、次の点を確認しておくと安心です。
- 宛名の氏名・役職に誤字がないか
- 宛先やCCが間違っていないか
- 添付ファイルのつけ忘れがないか
そのまま使える例文【用件別】
宛名から署名まで通した完成形を、用件別に2つご紹介します。○印の部分を、ご自身の内容に置き換えてお使いください。
業務報告のメール
件名：A社との契約締結のご報告（営業部 山田）
田中社長
お疲れ様です。
営業部の山田花子です。本日、A社との契約が締結されましたのでご報告いたします。
契約期間は○年○月から○年○月まで、契約金額は○○万円です。
詳細は添付の資料をご確認ください。よろしくお願いいたします。
営業部 山田花子
相談・確認をお願いするメール
件名：来期の販売計画についてのご相談（営業部 山田）
田中社長
お疲れ様です。
営業部の山田花子です。
お忙しいところ失礼いたします。来期の販売計画についてご相談です。
目標を現状維持とするか、10％引き上げるかで検討しております。
○月○日までに、いずれで進めるかご判断をお願いいたします。
資料を添付しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
営業部 山田花子
まとめ
社長へのメールは、特別な言葉を選ぶよりも、宛名と書き出しの形を押さえ、結論から簡潔に書くことが大切です。例文を参考に、ご自身の言葉で気持ちよく送ってみてくださいね。
