担当が変わることになったとき、「挨拶はメールだけで失礼にならないかな」「訪問したほうがいいのかな」と迷ってしまいますよね。
前任者と後任者のどちらが先に連絡するのか、アポイントはどうやって取ればいいのかなど、意外と悩むポイントが多いものです。
結論からお伝えすると、担当変更の挨拶は「前任者が先に知らせ、後任者があとから挨拶する」のが基本の順番です。そして、メールで済ませるか訪問するかは、相手との関係の深さで決めると迷わずにすみます。
この記事では、前任者・後任者それぞれのメール例文に加えて、アポイントのお願いの仕方、電話での話し方、訪問当日の流れまで、そのまま使える形でご紹介します。
担当変更の挨拶は「前任者→後任者」の順で進めるのが基本
先に後任者だけが「担当になりました」と連絡してしまうと、相手は「前任の方はどうなったの？」と不安になってしまいます。これまでお世話になった前任者から後任者を紹介してもらう形にすると、相手も安心して新しい担当者を迎えられます。
送る時期の目安は、次のとおりです。
- 前任者：変更日の2〜3週間前、遅くとも1週間前まで
- 後任者：前任者の連絡が済んだら、間を空けずに
もうひとつ気をつけたいのが、社外に伝えてよい日が決まっているケースがあることです。人事異動や退職は、社内の発表前に取引先へ伝えてはいけない場合があります。送る前に、上司へ確認しておきましょう。
なお、前任者がすでに退職していて連絡できないときは、例外として後任者が単独で、事情を添えて挨拶します。
前任者から送る担当変更の挨拶メール｜件名・例文・締めの一文
前任者から送る挨拶メールには、これまでの感謝、変更の理由と時期、後任者の紹介の3つを入れます。長くなりすぎないよう、1つずつ短くまとめるのがコツです。
件名は、開かなくても内容がわかるように「担当者変更のご挨拶（会社名・氏名）」とします。「ご挨拶」だけの件名では、相手が後回しにしてしまうかもしれません。
後任者を紹介するときは、名前だけでなく経験などをひと言添えると、相手は安心できます。後任者をCCに入れておくと、相手がそのまま返信でき、やりとりも始めやすくなります。
例文は、異動の場合です。
メール（異動の場合）
件名：担当者変更のご挨拶（株式会社〇〇 山田太郎）
株式会社△△ 営業部 佐藤一郎様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の山田です。
私事で恐縮ですが、4月1日付で人事部へ異動することになりました。在任中は温かいご支援をいただき、心より御礼申し上げます。
後任は、同じ営業部の鈴木が務めます。営業の経験が豊富で、安心してお任せいただける人物です。引き継ぎは責任をもって行いますので、ご安心ください。後日、鈴木よりあらためてご挨拶のご連絡を差し上げます。
本来であれば直接伺ってご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
退職や担当替えの場合は、理由の一文だけ差し替えれば使えます。
| 理由 | 差し替える一文 |
|---|---|
| 退職 | 私事で恐縮ですが、一身上の都合により3月末日をもって退職することになりました。 |
| 担当替え | このたびの担当替えにより、4月1日から後任の鈴木が貴社を担当いたします。 |
メールだけで伝えることへのお詫びの一文は、定番として入れておくと丁寧です。締めの一文は、場面に合わせて選べます。
| 場面 | 締めの一文 |
|---|---|
| 感謝を深めたいとき | 長きにわたるご厚情に、あらためて深く感謝申し上げます。 |
| 後任へつなぎたいとき | 後任の鈴木にも、変わらぬご指導をお願い申し上げます。 |
| 異動後も連絡が取れるとき | 社内におりますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 |
メールだけで済ませていい？訪問すべき？迷ったときの判断基準
結論からお伝えすると、窓口として日ごろやりとりしている相手や、取引の大きい相手には訪問（またはオンライン）、それ以外はメールで十分です。メールだけで失礼になるのは、本来お会いすべき相手を省略してしまったときです。
迷ったときは、次の3つの目安で考えてみてください。
| 目安 | 訪問（またはオンライン）を選ぶ | メールで十分 |
|---|---|---|
| 相手との関係 | 日ごろから窓口としてやりとりしている | 年に数回の連絡がある程度 |
| 取引の大きさ | 売上や影響が大きい、重要な案件がある | 取引が小さく、定型的なやりとりが中心 |
| 前任者の動き | 定期的に訪問していた | もともとメールや電話が中心 |
3つのうち2つ以上が訪問に当てはまるなら、訪問を考えましょう。後任者の場合は、前任者に「これまで訪問していたか」を聞き、上司にも相談しておくと安心です。
遠方だったり、相手の都合がつかなかったりして訪問が難しいときは、オンライン面談や電話に切り替えます。会えないからメールだけ、ではなく、顔や声で挨拶できる方法を選ぶのがポイントです。
取引先が多いときは、メールの一斉送信もかまいません。ただし、関わりの深い相手には宛名を入れた個別のメールにします。一斉送信にするなら、ほかの宛先が見えないようBCCで送りましょう。
後任者から送る挨拶メール｜挨拶のみ／アポイントのお願い付きの2パターン
後任者の挨拶メールは、前任者の連絡が済んだあとに送ります。書き出しでは、前任者から連絡があったことを伝えてから名乗ると、相手は状況をすぐに理解できます。続けて、自己紹介と担当としての意気込みをひと言添えれば十分です。前任者をCCに入れると、引き継ぎの関係もひと目で伝わります。
先ほどの目安でメールで十分と判断した相手には、パターンAを使います。
パターンA：メールで完結する挨拶
件名：担当者変更のご挨拶（株式会社〇〇 鈴木花子）
株式会社△△ 営業部 佐藤一郎様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の鈴木と申します。
先日、山田よりご連絡いたしましたとおり、4月1日付で山田の後任として貴社を担当させていただくことになりました。山田からは、佐藤様に大変お世話になったと伺っております。
これまでの経緯をしっかり引き継ぎ、貴社のお役に立てるよう努めてまいります。ご不明な点やご要望がございましたら、いつでもお申し付けください。
まずはメールにて失礼いたしますが、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
訪問を考える相手には、挨拶に加えてアポイントのお願いまで一通で伝えるパターンBがおすすめです。ポイントは次の4つです。
- 日程は複数の候補を出す：相手は選ぶだけで返信できます
- 所要時間を伝える：負担の少なさが伝わります
- 断りやすい一言を添える：オンラインや別日でもよいと伝えます
- 同行者がいれば書く：前任者や上司が同席するなら記載します
パターンB：訪問のお願い付きの挨拶
件名：担当者変更のご挨拶と訪問のお願い（株式会社〇〇 鈴木花子）
株式会社△△ 営業部 佐藤一郎様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の鈴木と申します。
先日、山田よりご連絡いたしましたとおり、4月1日付で山田の後任として貴社を担当させていただくことになりました。
つきましては、あらためてご挨拶に伺いたく存じます。お時間は30分ほどいただければ十分です。下記の日程で、ご都合のよい日はございませんでしょうか。
- 〇月〇日（〇）午前
- 〇月〇日（〇）午後
- 〇月〇日（〇）午後
当日は、前任の山田も同行する予定です。上記でご都合がつかない場合は、ほかの日程でも調整いたします。ご多忙でしたら、オンラインでのご挨拶でも構いません。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
電話で挨拶・アポイントを取るときの話し方と例文
電話が向いているのは、メールを送ったあとのフォローや、返信がなかなか来ないとき、早めに日程を決めたいときです。メールと違って相手の手を止めてしまうので、最初に用件と、かかる時間を伝えることを意識しましょう。始業直後、昼休み、終業間際は避けると、相手も落ち着いて聞いてくれます。話す内容を事前にメモにまとめておくと、緊張していても慌てずにすみます。
話す順番は、名乗る、前任者の名前を出して担当になった旨を伝える、訪問をお願いする、日程を決める、の流れです。相手が本人の場合の例文です。
電話（本人が出た場合）
「お世話になっております。株式会社〇〇の鈴木と申します。営業部の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか。」
（本人に代わって）
「お忙しいところ恐れ入ります。先日メールでもご連絡いたしましたが、山田の後任として、4月1日から貴社を担当させていただくことになりました。2〜3分だけ、お時間よろしいでしょうか。」
「ありがとうございます。あらためてご挨拶に伺いたいのですが、30分ほどお時間をいただけませんでしょうか。」
「〇日と〇日でしたら、伺えます。ご都合はいかがでしょうか。」
「ありがとうございます。では〇日の〇時に伺います。どうぞよろしくお願いいたします。」
相手が不在のときは、用件の詳細は伝言に頼らず、戻りの時間を聞いてかけ直します。取り次いでくれた方には、担当変更のご挨拶であることだけ伝えれば十分です。
電話（不在だった場合）
「お世話になっております。株式会社〇〇の鈴木と申します。担当変更のご挨拶でお電話いたしました。佐藤様は何時ごろお戻りでしょうか。その頃に、あらためてお電話いたします。」
訪問当日の流れと話すこと｜挨拶の例文つき
訪問は、約束の時間より少し早めに着き、予定の時間内で切り上げるのが基本です。当日の流れは次のとおりです。
- 名刺を交換して、あらためて名乗る
- 前任者がお世話になったお礼を伝える
- 自己紹介と、担当としての意気込みを話す
- 今後の進め方や、ご要望を聞く
- 長居せず、時間内に退席する
挨拶のあとに相手の話を聞く時間をとると、印象がぐっとよくなります。こちらが話しすぎないようにしましょう。
前任者と一緒に伺う場合は、前任者が先に挨拶して後任者を紹介し、そのあとで後任者が自己紹介をします。前任者は引き継ぎの場を整えたら、控えめに見守る役に回ると、後任者が話しやすくなります。
挨拶の例文です。
訪問時の挨拶
「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。山田の後任の鈴木です。
山田から、これまで佐藤様に大変お世話になったと伺っております。私からも、あらためてお礼申し上げます。
山田が築いてきた関係を大切に、貴社のお役に立てるよう努めてまいります。
今後の進め方について、ご要望やお気づきの点がございましたら、ぜひお聞かせください。」
訪問後は、その日のうちに短いお礼メールを送ると丁寧です。
お礼メール（訪問後）
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。お聞かせいただいたご要望を踏まえ、しっかり対応してまいります。今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
まとめ
担当変更の挨拶は、前任者から後任者の順で、相手との関係の深さに合わせて手段を選べば、失礼になる心配はありません。
この記事の例文は、会社名や日程を入れ替えれば、そのままお使いいただけます。新しい担当としての第一歩が、気持ちのよいスタートになりますように。
