ビジネスをしていると、自分が出した提案や依頼に対して「お断り」のメールが届くことがあります。
そんなとき、「返信した方がいいのかな…」「でも何て書けばいいんだろう」と迷ってしまう方は多いのではないでしょうか。
実は、お断りメールへの返信はただの「了解しました」ではありません。書き方ひとつで、相手との関係をそのまま温存できるか、気まずくなってしまうかが変わってきます。
この記事では、お断りメールへの返信マナーから、すぐに使える例文・フレーズまでまとめてご紹介します。「何て返せばいいかわからない」という方は、ぜひ参考にしてみてください。
お断りメールへの返信、しないのはマナー違反？
お断りのメールが届いたとき、「わざわざ返信しなくてもいいか」と思ってしまうことはありませんか。断られた側としては気まずさもあり、そのままにしてしまいがちです。
しかし、お断りメールへの返信はビジネスマナーとして基本的に必要です。
相手は、こちらの提案や依頼に対して時間を割いて検討し、丁寧に結果を知らせてくれています。その連絡に対して無返信では、「結果を伝えてくれたことへの感謝がない」と受け取られかねません。今後も関係を続けたい相手であれば、なおさら印象を悪くするリスクがあります。
また、お断りメールに「ご返信には及びません」と書いてあった場合も、簡単な一言を返しておくのが無難です。これは「返信しないでください」という意味ではなく、相手への気遣いとして添えられた言葉。短くてもきちんと返信することで、誠実な印象を残せます。
返信のタイミングはなるべく早めに。遅くとも当日中か翌営業日までを目安にしましょう。
お断りメールへの返信で押さえる3つのポイント
お断りメールへの返信は、内容がシンプルなだけに「何をどう書くか」が大切です。以下の3つのポイントを押さえておけば、好印象な返信が書けます。
① 検討してくれたことへの感謝を伝える
こちらの提案や依頼に対して、相手は時間と手間をかけて検討してくれています。断られたとしても、その事実は変わりません。まずは「ご検討いただきありがとうございました」という感謝の気持ちをしっかり伝えましょう。
② 了承の意をはっきり示す
断りの内容に対して、きちんと「承知しました」と受け入れる姿勢を示すことが大切です。ここで「もう一度ご検討いただけませんか」と食い下がるのはNGです。相手が時間をかけて出した結論を尊重しましょう。また、断った理由を根掘り葉掘り聞くのも相手に余計な負担をかけるため避けましょう。
③ 前向きな締めの言葉で関係を温存する
今回はご縁がなかったとしても、今後につながる可能性はゼロではありません。「またの機会にぜひよろしくお願いいたします」など、関係を閉じない一言を添えることで、相手に好印象を残せます。
シーン別｜お断りメールへの返信例文
実際にどう書けばいいか、シーン別の例文をご紹介します。そのまま使えるようにしていますので、状況に合わせてアレンジしてみてください。
営業提案を断られた場合
件名：Re: 〇〇のご提案について 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。株式会社△△の□□です。 この度はご多忙の中、弊社のご提案についてご検討いただきまして、 誠にありがとうございました。 今回はご縁がなかったとのこと、承知いたしました。 またの機会がございましたら、ぜひお声がけいただけますと幸いです。 引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。 株式会社△△ □□
短くまとめるのがポイントです。長々と惜しむ文章を書くと、かえって相手に気を遣わせてしまいます。
商談・見積もりを断られた場合
件名：Re: お見積もりの件について 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。株式会社△△の□□です。 この度はお見積もりをご確認いただき、また丁寧にご回答いただきまして 誠にありがとうございました。 ご事情はよく理解いたしました。今回はお役に立てず、大変申し訳ございません。 もし状況が変わられた際には、またご相談いただけますと幸いです。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 株式会社△△ □□
「ご事情はよく理解いたしました」と一言添えることで、相手の判断を尊重している印象になります。
採用・スカウトを断られた場合
件名：Re: スカウトのご連絡について 〇〇様 この度はお忙しい中、弊社からのスカウトについてご検討いただきまして、 誠にありがとうございました。 今回はご縁がなかったとのこと、承知いたしました。 〇〇様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 またご興味をお持ちいただける機会がございましたら、 ぜひお気軽にご連絡ください。 株式会社△△ □□
採用・スカウトの場合は相手が個人です。「貴社の発展を〜」ではなく「ご活躍を〜」と個人に向けた締めにしましょう。
お断りメールへの返信で使えるフレーズ集
返信メールを書くとき、言葉に迷ったらこちらのフレーズを参考にしてみてください。組み合わせて使うことで、自分の状況に合った返信文が作りやすくなります。
冒頭の感謝フレーズ
- ご多忙の中、ご検討いただきまして誠にありがとうございました。
- この度はお時間を割いてご回答いただき、ありがとうございました。
- ご丁寧にご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。
了承を伝えるフレーズ
- 承知いたしました。今回はご縁がなかったとのこと、残念ではございますが、ご事情はよく理解いたしました。
- さようでございますか、承知いたしました。
- お気持ちはよく理解いたしました。どうぞお気になさらないでください。
締めのフレーズ
- またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
- もし状況が変わられた際には、またお声がけいただけますと幸いです。
- 今後とも変わらぬお付き合いのほど、どうぞよろしくお願いいたします。
- 〇〇様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
まとめ
お断りメールへの返信は、ただ「了解しました」を伝えるだけでなく、相手との関係を今後につなげるための大切なコミュニケーションです。
改めて、押さえておきたいポイントをまとめます。
- お断りメールへの返信は基本的に必要。「返信不要」とあっても一言返すのが無難
- 感謝・了承・前向きな締めの3点を盛り込む
- 食い下がりや理由の詮索はNG
- 返信は当日中か翌営業日までに
今回断られた相手が、将来の大切なパートナーになる可能性もゼロではありません。丁寧な返信を心がけることで、ビジネスの縁を閉じずに温存しておきましょう。
