お詫びの文章を書いていて、「再発防止に努めます」で締めようとしたものの、この言い方で本当に大丈夫かなと迷ったことはありませんか。
上司や取引先に送る文章だけに、失礼にならないか、軽く見えないかと気になるものです。
結論から言うと、「再発防止に努めます」は丁寧語で、上司や取引先にも使える表現です。ただ、使う場面や、そのあとに添える言葉によって、相手への伝わり方は大きく変わります。
この記事では、意味と敬語としての位置づけ、使う場面の見極め方、言い換え表現、そのまま使える例文を、やさしくご紹介します。
「再発防止に努めます」の意味と、敬語として使えるか
「再発防止に努めます」は、一度起きたミスやトラブルが、また起こらないように力を尽くしますという意味です。
言葉を分けてみると、「再発」は同じことがもう一度起こること、「防止」は起こらないよう防ぐこと、「努める」は目的のために力を尽くすことを表します。お詫びの文章や報告書の締めくくりで、今後の姿勢を伝える言葉として広く使われています。
敬語の種類でいうと、「努めます」は「努める」に「ます」をつけた丁寧語です。相手を高める尊敬語や、自分をへりくだる謙譲語ではありませんが、自分がこれから行うことを丁寧に述べる言い方として、お詫びの場面では十分に通用する丁寧さです。
もう少し改まった印象にしたいときは、「努めてまいります」と言い換える方法があります。「まいります」が加わることで、へりくだった言い方になります。詳しくは「努めてまいります」の解説記事をご覧ください。
「再発防止」はどんな場面で使う言葉？
「再発防止」は、単に反省の気持ちを伝える言葉ではなく、原因を調べて、同じことが起きない仕組みから見直すという重みを持った言葉です。そのため、使う場面を選びます。
使いやすい場面は、次のようなときです。
- 同じミスが繰り返されてしまったとき
- 取引先やお客様に、実際の損害や迷惑が出たとき
- 個人ではなく、チームや会社として対応するとき
こうした場面で「再発防止に努めます」と伝えると、原因を調べて対策まで考えているという誠意が相手に届きます。
一方、使いにくいのは、初めての小さなミスや、ちょっとした連絡の遅れなどです。たとえば、メールの返信が少し遅れただけのときに「再発防止に努めます」と書くと、大げさで、かえって堅苦しく感じられることがあります。そんなときは、「今後は十分注意してまいります」のように、気持ちを伝える言い方のほうが自然です。詳しくは「今後はこのようなことがないよう」の解説記事をご覧ください。
迷ったときは、原因を調べて、対策を考えるほどのことかどうかを目安にしてみてください。
言い換え：「再発防止」のあとに続く動詞で選ぶ
「再発防止」のあとに続ける言葉を変えると、相手に伝わる中身が変わります。目安は、気持ちを伝えたいのか、具体的な対策を伝えたいのかです。
| 表現 | 伝わること | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 再発防止に努めます | 力を尽くす姿勢 | 基本形。対策がまだ固まっていないとき |
| 再発防止に取り組みます | 今まさに動いている | 対策の検討や実施の途中 |
| 再発防止策を講じます | 具体的な対策を実行する | 原因が分かり、対策を示せるとき |
| 再発防止を徹底します | 決めたことを隅々まで守る | 対策やルールが決まっていて、実行を約束するとき |
| 再発防止に万全を期します | 手を尽くして備える | 重大な事案や、改まった文書 |
選ぶときは、対策をはっきり言えるかどうかで考えると迷いません。
なお、「努めます」は力を尽くす姿勢を伝える言い方で、結果までは言い切りません。この違いは「今後はこのようなことがないよう」の解説記事でも紹介しています。
そのまま使える例文：お詫びの段階別
お詫びは、時間がたつにつれて伝える中身が変わります。ここでは、第一報、原因が分かったあとの報告、社内への報告の3つの段階に分けて、例文をご紹介します。ミスの内容は、ご自身の状況に置き換えてお使いください。
第一報のお詫び（原因を調べている段階）
原因がまだ分からないうちは、具体的な対策は書けません。調べていることと、あとで報告することを伝えたうえで、再発防止への気持ちを添えます。
このたびは、納品が予定より遅れ、ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。
現在、原因を調査しております。詳細が分かり次第、あらためてご報告いたします。
再発防止に努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
原因が分かったあとの報告メール（取引先・お客様へ）
原因と対策、いつから実施するかを、はっきり書くのがポイントです。
先日の納品遅延について、原因が判明いたしましたのでご報告申し上げます。
原因は、社内での出荷日程の確認が不十分だったことです。
再発防止のため、次の対応を講じます。
- 出荷日程を二名で確認する体制に変更します（○月○日より実施）
- 納期に遅れが出そうな場合は、前日までに必ずご連絡します
引き続き、再発防止に努めてまいります。重ねてお詫び申し上げます。
社内への報告（上司・会議）
先日の納品遅延の件につきまして、再発防止の取り組みをご報告いたします。
出荷日程の確認を二名体制に改め、今月から運用しております。今後は、毎週の進捗確認の場で実施状況を共有し、再発防止を徹底してまいります。
まとめ
あとに続く動詞は、対策をはっきり言えるかどうかで選びましょう。お詫びの段階が進んだら、「努めます」だけで終わらせず、具体的な対策や実施時期を添えてください。言葉と行動がそろってはじめて、信頼は取り戻せます。
