催促メールが届いたとき、思わずドキッとしてしまう方は多いのではないでしょうか。
「返信するのを忘れていた…」「いや、ちゃんと送ったはずなのに」——状況はさまざまですが、どちらにせよ「どう返せばいいんだろう」と悩むのは同じですよね。
焦るあまり長々と謝罪を書き連ねてしまったり、逆に何を書けばいいかわからず返信が遅れてしまったり。そんな経験がある方のために、この記事では催促メールへの返信の書き方をわかりやすく解説します。
返信前に確認すべきこと、謝罪メールのポイント、すぐに使えるシーン別例文まで、順番に見ていきましょう。
返信する前に確認すること
催促メールへの返信を書く前に、まず落ち着いて状況を確認しましょう。焦って謝罪メールを送ったあとに「実はちゃんと返信していた」と気づいても、取り返しがつきません。
①送信済みトレイを確認する
返信したつもりでも、下書きトレイに入ったまま送信できていなかった、というケースは意外と多いです。まず送信済みフォルダを開いて、相手へのメールが実際に送られているか確認しましょう。宛先や件名の間違いも合わせてチェックしてみてください。
②自分の受信トレイを確認する
相手がすでに返信してくれていて、自分が気づいていなかっただけ、という可能性もあります。迷惑メールフォルダに振り分けられていないか、メールボックスの容量がいっぱいで受信できていないか、念のため確認しておきましょう。
③システム障害・メールエラーの可能性を考える
自社または相手側のメールサーバーに障害が発生していた場合、送ったメールが届いていないことがあります。社内のシステム担当に確認できる場合は、問い合わせてみるのもひとつの手です。
この確認を経て、「自分のミスだった」「すれ違いだった」のどちらかが判断できます。それによって返信の内容も変わってきますので、次のポイントを参考にしてみてください。
催促メールへの返信、書き方のポイント
状況が確認できたら、いよいよ返信メールを書きます。ここでは、相手に好印象を与えつつ、スムーズに関係を修復するための書き方のポイントを押さえておきましょう。
①謝罪は簡潔に
返信が遅れてしまったことへの謝罪は必要ですが、長々と書く必要はありません。相手が本当に求めているのは謝罪の言葉ではなく、「この人はちゃんと対応してくれるのか」という確認です。謝罪に字数を使いすぎると、肝心の内容が伝わりにくくなるので注意しましょう。
②「いつまでに・何をする」を明示する
謝罪の次に書くべきは、具体的な対応内容と期日です。「確認してご連絡いたします」だけでは相手を不安にさせてしまいます。「〇日までに〇〇をお送りします」のように、次のアクションをできるだけ具体的に伝えることが大切です。
③言い訳はNG、ただし一言の理由添えは◎
遅れた理由をくどくど説明するのは言い訳に聞こえてしまいます。一方で、「出張が重なり確認が遅れました」程度の一言であれば、相手も状況を理解しやすくなります。長くなりすぎない範囲で、さらっと添える程度にとどめましょう。
④書き出しと締め括りの言葉選び
書き出しは「ご連絡いただきありがとうございます」や「ご確認のご連絡をいただき、失礼いたしました」など、受け取ったことへの一言から始めるのが自然です。締め括りは「ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした」で締めると、誠意が伝わりやすくなります。
催促メールへの返信例文
ここでは、シーン別に使いやすい例文を紹介します。状況に合わせて文言を調整してご活用ください。
例文①：社外（取引先）への謝罪返信
件名：Re: 〇〇の件
株式会社〇〇 〇〇様
ご連絡いただきありがとうございます。
ご返信が遅くなってしまい、大変失礼いたしました。〇〇の件につきまして、〇月〇日までに改めてご連絡いたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。〇〇株式会社 〇〇
例文②：社内（上司・同僚）への謝罪返信
件名：Re: 〇〇の件
〇〇さん
ご確認のご連絡、ありがとうございます。
返信が遅くなり、申し訳ありませんでした。〇〇については本日中に対応し、完了次第ご報告いたします。
お待たせしてしまい、失礼いたしました。〇〇
例文③：「既に送っていたが届いていなかった」場合の返信
このケースでは、責めるような印象を与えず、かつ事実を丁寧に伝えることがポイントです。
件名：Re: 〇〇の件
株式会社〇〇 〇〇様
ご連絡いただきありがとうございます。
〇月〇日に返信メールをお送りしておりましたが、届いていなかったとのこと、失礼いたしました。念のため、同内容のメールを本メールに添えて再送いたします。
お手数ですがご確認いただけますと幸いです。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 〇〇
まとめ
催促メールが届いたときは、まず焦らず状況を確認することが大切です。送信済みトレイや迷惑メールフォルダを確認し、「自分のミスか、すれ違いか」を見極めてから返信しましょう。
返信を書く際は、謝罪は簡潔にとどめ、「いつまでに・何をするか」を明示することが最優先です。長い謝罪文よりも、具体的な次のアクションを伝えることが、相手の信頼を取り戻す一番の近道になります。
なお、こちらから催促メールを送りたい場合の書き方については、「やんわり伝える催促メールの書き方」で詳しく解説しています。あわせてご参考にしてください。
