ビジネスシーンで断りを入れるとき、「お断りさせていただきます」という言葉を使ったことがある方は多いと思います。
でも、こんな不安を感じたことはありませんか？
「これって失礼な言い方じゃないかな……」
「二重敬語になってるんじゃないかな……」
「もっと柔らかい言い方があるんじゃないかな……」
断る側も気を使う場面だからこそ、言葉の選び方がいつも以上に気になりますよね。
この記事では、「お断りさせていただきます」が失礼にあたるのかどうかをはっきりお伝えしたうえで、二重敬語かどうかの疑問にも正面からお答えします。さらに、ビジネスで使えるコツや柔らかい言い換え表現、すぐにコピーして使えるメール例文までまとめてご紹介します。
「断り方で相手との関係を壊したくない」と思っているすべてのビジネスパーソンに、きっと役立てていただける内容です。
「お断りさせていただきます」は失礼じゃない？率直に答えます
結論からお伝えします。「お断りさせていただきます」は失礼な表現ではありません。
目上の方や取引先に使っても、敬語として何ら問題のない言葉です。
では、なぜ「失礼かも？」と感じてしまうのでしょうか。
理由は語句そのものではなく、「断る」という行為が持つ直接的な響きにあります。どれだけ丁寧な言葉を選んでも、断られた側はどこか「すげなくされた」と感じやすいもの。その感覚が「失礼な言い方をされた」という印象につながってしまうのです。
つまり問題は言葉の正しさではなく、使い方とセットで考えるかどうかです。
ちなみに、似た表現に「お断りします」があります。こちらも敬語として正しいのですが、「お断りさせていただきます」と比べると断言のトーンが強く、より直接的な印象を与えます。丁寧さのニュアンスでいえば、「お断りさせていただきます」のほうがワンランク上と覚えておくとよいでしょう。
「失礼かどうか」よりも大切なのは、クッション言葉を添えているか・感謝の気持ちを伝えているかという点です。この使い方のコツについては、後のセクションで詳しく解説します。
実は二重敬語じゃない。その理由をわかりやすく解説
「お断りさせていただきます」を使うとき、「これって二重敬語になってないかな？」と気になる方も多いようです。結論をお伝えすると、二重敬語にはあたりません。
そもそも二重敬語とは、ひとつの言葉に対して同じ種類の敬語を二重に重ねることです。たとえば「拝見させていただきます」は、「拝見」（謙譲語）と「させていただく」（謙譲語）を重ねているため二重敬語になります。
では「お断りさせていただきます」はどうでしょう。この言葉を分解するとこうなります。
「お断り」＋「させていただきます」
「お断り」の「お」は接頭語で、謙譲の意味を添えるものです。「させていただく」は「させてもらう」の謙譲表現。一見、謙譲語が二つ重なっているように見えますが、「お断り」は単独では動詞として完結しておらず、「させていただく」と合わさってはじめてひとつの表現になります。そのため、同じ動詞に謙譲語を二重にかけた二重敬語とは性質が異なります。
ただし、ひとつ注意点があります。「させていただく」は乱用すると回りくどい印象を与えることがあります。たとえばメール一通の中に何度も「させていただきます」が登場すると、くどく感じられることも。使う場面をしぼって、ここぞというときに使うのがおすすめです。
ビジネスで使うときの3つのコツ
「お断りさせていただきます」は正しい敬語ですが、そのまま単独で使うと相手に冷たい印象を与えてしまうことがあります。ビジネスシーンで角を立てずに断るために、次の3つのコツを押さえておきましょう。
コツ①：クッション言葉を必ず前に置く
断りの言葉を伝える前に、ひと言添えるだけで印象が大きく変わります。これをクッション言葉といいます。
よく使われるクッション言葉の例です。
- 誠に申し訳ございませんが
- 大変恐縮ではございますが
- せっかくのお申し出ではございますが
- 誠に残念ではございますが
- あいにくではございますが
「お断りさせていただきます」の前にこれらをひと言置くだけで、同じ断りでもぐっと柔らかく伝わります。
コツ②：感謝→理由→断り の順番を守る
断りを伝える順番も大切です。いきなり断りから入るのではなく、まず相手の申し出に対する感謝を述べ、次に断る理由を簡潔に添えてから、最後に断りの言葉を伝えるのが基本の流れです。
例）「このたびはご提案いただきありがとうございます。社内で検討いたしましたが、現在の状況では対応が難しく、誠に申し訳ございませんがお断りさせていただきます。」
理由は長々と説明する必要はありません。「社内の事情により」「諸般の事情により」といった一言で十分な場合がほとんどです。
コツ③：「また機会があれば」で関係を残す
断ったあとも相手との関係を大切にするために、前向きな一言を添えて締めくくりましょう。
- また機会がございましたら、ぜひお声がけいただければ幸いです。
- 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
- 別の形でお役に立てることがあれば、いつでもご相談ください。
断ることはネガティブな場面ですが、締めの一言次第で「また話しかけやすい相手」という印象を残すことができます。
もっと柔らかく断りたいときの言い換え表現4選
「お断りさせていただきます」でも十分丁寧ですが、相手や状況によってはもう少しやわらかく伝えたい場面もあります。ここでは、シーンに合わせて使い分けられる言い換え表現を4つご紹介します。
① 辞退させていただきます
「断る」という言葉を使わずに断れるため、やわらかい印象になります。相手からの提案・招待・推薦など、ありがたい申し出を遠慮するときに特に自然に使える表現です。就職活動の内定辞退など、改まった場面でもよく使われます。
② お受けいたしかねます
「かねる」は「～することが難しい」という意味を持つ言葉で、直接的な拒絶を避けつつ断れる表現です。取引先やお客様からの要望に応えられないときに使いやすく、「お断りさせていただきます」よりもやや間接的なニュアンスになります。
③ ご遠慮いたします
断りの中でも特に婉曲な表現で、やわらかさは4つの中でもトップクラスです。ただし遠回りすぎて断っているかどうか伝わりにくい場合もあるため、意思をはっきり示す必要がある場面には向きません。社内の誘いや軽めの打診を断るときに適しています。
④ 見送らせていただきます
「今回は」というニュアンスを自然に含む表現で、「将来的には可能性がある」という含みを持たせながら断れます。提案や企画の採用を断るビジネスシーンで特によく使われます。完全な拒絶ではなく、今回は見合わせるという意思を伝えたいときに最適です。
4つをやわらかさの順に並べると、「ご遠慮いたします」＞「見送らせていただきます」＞「辞退させていただきます」＞「お受けいたしかねます」のイメージです。シーンに合わせて使い分けてみてください。
場面別・すぐ使えるメール例文
ここからは、実際のビジネスシーンですぐに使えるメール例文を3パターンご紹介します。いずれも「感謝→理由→断り→今後への配慮」の流れを意識した構成になっています。
取引先への断りメール（営業提案・仕事依頼を断る場合）
件名：ご提案の件につきまして
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
このたびは弊社のためにご丁寧なご提案をいただき、誠にありがとうございました。社内で慎重に検討いたしましたが、現在の弊社の状況では対応が難しく、誠に恐縮ではございますが今回はお断りさせていただきます。
せっかくお時間をいただきましたにもかかわらず、ご期待に沿えない結果となり、大変申し訳ございません。また機会がございましたら、ぜひお声がけいただければ幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
上司への断りメール（社内依頼・飲み会の誘いを断る場合）
件名：〇〇の件につきまして
〇〇部長
お声がけいただきありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、当日はすでに先約がございまして、今回はお断りさせていただきます。またの機会にはぜひご一緒させてください。どうぞよろしくお願いいたします。
お客様への断りメール（ご要望・クレーム対応を断る場合）
件名：ご要望の件につきまして
〇〇様
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
このたびはご要望をお寄せいただきありがとうございました。内容を慎重に確認いたしましたが、弊社の規定上、ご要望にはお応えいたしかねる状況でございます。ご不便をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
引き続き〇〇様にご満足いただけるよう努めてまいりますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
まとめ
この記事では、「お断りさせていただきます」の使い方について解説しました。最後に大切なポイントを整理しておきます。
- 「お断りさせていただきます」は失礼な表現ではなく、目上の方や取引先にも使える正しい敬語
- 失礼に感じさせてしまう原因は言葉そのものではなく、使い方の問題
- 二重敬語にはあたらないので、正しい敬語として安心して使える
- クッション言葉を添えること、「感謝→理由→断り」の順番を守ることが大切
- より柔らかく断りたいときは「辞退させていただきます」「ご遠慮いたします」「見送らせていただきます」などを場面に応じて使い分ける
断る場面は誰にとっても緊張するものですが、言葉の選び方ひとつで相手に与える印象は大きく変わります。迷ったときはクッション言葉＋「お断りさせていただきます」の組み合わせを基本として、相手や状況に合わせて表現を調整してみてください。
