ビジネスの現場で「伝えておきます」という言葉を使う場面は意外と多いものです。電話で伝言を預かったとき、メールで担当者の不在を知らせるとき……そのたびに「あれ、これって目上の人に使っても失礼じゃないかな？」と迷った経験はありませんか。
「伝えておきます」は丁寧語の一種なので、敬語としてまったく使えないわけではありません。ただし、相手や場面によっては、より適切な表現に言い換えたほうがビジネスマナーとして自然です。
この記事では、「伝えておきます」の敬語レベルの確認から、相手・場面別の言い換え表現、電話やメールですぐ使える例文まで、まとめて解説します。
「伝えておきます」は敬語として使えるの？
「伝えておきます」は、「伝える」に丁寧語の「ます」をつけた表現です。敬語の種類としては丁寧語にあたり、敬語としてまったく使えないわけではありません。
ただし、敬語には丁寧語のほかに、相手を高める尊敬語と、自分をへりくだる謙譲語があります。ビジネスの場では、相手との関係に応じてこれらを使い分けることが求められます。
「伝えておきます」はあくまで丁寧語どまりなので、取引先や目上の人に対してはやや軽い印象を与えてしまうことがあります。場面によっては、より丁寧な言い換えを選ぶのがベターです。
また、「ておきます」には「あらかじめ準備しておく」というニュアンスが含まれます。そのため、すぐに伝える必要がある場面では「お伝えします」のほうがより適切になることも覚えておくと便利です。
相手・場面別の言い換え一覧【表で整理】
「伝えておきます」をどの表現に言い換えるべきかは、「誰が・誰に伝えるか」によって決まります。以下の表を参考にしてください。
| 場面 | 伝える相手 | 適切な表現 |
|---|---|---|
| 社内のやりとり（同僚・部下へ） | 身近な同僚・部下 | 伝えておきます |
| 社内のやりとり（上司へ） | 社内の上司 | お伝えします／お伝えいたします |
| 社外の相手から伝言を預かる | 社内の誰か（上司含む） | 申し伝えます／申し伝えておきます |
ポイントは、社外の相手が絡む場面では「申し伝えます」を使うことです。
取引先から伝言を預かる場面では、社内の上司であっても「身内」として扱うのがビジネスマナーです。社外の相手に敬意を示すために自分側（身内）をへりくだる、これが謙譲語「申し伝える」を使う理由です。
一方、社内の上司に直接何かを伝える場面では、「お伝えします」や「お伝えいたします」が自然な選択です。「お伝えいたします」は「お〜いたす」という謙譲表現で、より丁寧な印象を与えます。
電話対応での使い方と例文
電話対応で「伝えておきます」が必要になる典型的な場面は、取引先から電話がかかってきたときに担当者が不在というシチュエーションです。この場合、社外の相手に敬意を示すため「申し伝えます／申し伝えておきます」を使います。
また、社内の上司であっても社外の相手に対しては「身内」として扱い、役職や敬称をつけずに呼び捨てにするのが正しいマナーです。
例文①：担当者が外出中のとき
「あいにく田中はただいま外出しております。戻りましたら、○○様からお電話があった旨、申し伝えておきます。」
例文②：担当者が会議中のとき
「申し訳ございません。鈴木はただいま会議中でございます。終わり次第、ご連絡をいただいた件、申し伝えます。」
例文③：折り返し電話が必要なとき
「承知いたしました。折り返しご連絡するよう、山本に申し伝えておきます。」
いずれも「申し伝えます」「申し伝えておきます」のどちらでも自然に使えます。すぐに伝える場合は「申し伝えます」、あらかじめ準備しておくニュアンスを出したい場合は「申し伝えておきます」を選ぶと丁寧です。
ビジネスメールでの使い方と例文
メールで「伝えておきます」を使う場面としてよくあるのが、担当者が不在のときに代わりに返信するケースです。相手が社外の取引先であれば、電話対応と同様に「申し伝えます」を使います。
例文①：担当者不在時に代わりに返信するメール
件名：Re：〇〇の件につきまして
○○株式会社 △△様
お世話になっております。□□株式会社の佐藤でございます。
担当の田中は本日外出しておりますため、代わりにご返信いたします。
いただいたご連絡の内容は、田中に申し伝えます。
戻り次第、改めてご連絡するよう申し伝えておきます。何かお急ぎの際は、私（佐藤）までご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
例文②：社内の上司に情報共有するメール
鈴木部長
先ほどの打ち合わせで○○様からいただいたご要望について、内容をお伝えします。
詳細は添付の資料をご確認いただけますと幸いです。
社内の上司へのメールでは「お伝えします／お伝えいたします」が自然です。「申し伝えます」は社外の相手が絡む場面で使う表現なので、社内だけのやりとりには使わない点に注意しましょう。
「念のため」「その旨」と組み合わせた表現
ビジネスの現場では、「念のため伝えておきます」「その旨伝えておきます」のように、他の言葉と組み合わせて使う場面も多くあります。それぞれの正しい敬語表現を確認しておきましょう。
「念のため」と組み合わせる場合
「念のため」は「確認や保険のために」という意味を添える言葉です。社外の相手が絡む場面では、以下のように言い換えます。
「念のため、田中にも申し伝えておきます。」
「ご確認いただいた内容は、念のため担当の鈴木にも申し伝えます。」
社内の上司に伝える場合は「念のため、部長にもお伝えしておきます」となります。
「その旨」と組み合わせる場合
「その旨」は「そのような内容・趣旨」を指す言葉で、メールや電話でよく使われます。
「承知いたしました。その旨、田中に申し伝えておきます。」
「スケジュールが変更になった旨、関係者にお伝えいたします。」
どちらの表現も、相手が社外かどうかで「申し伝えます」か「お伝えします」かを判断するという基本ルールはそのまま当てはまります。組み合わせる言葉が変わっても、使い分けの軸はブレないようにしましょう。
よくある間違い：「お伝えしておきます」は使っていい？
「お伝えしておきます」は一見丁寧な表現に聞こえますが、場面によっては誤った使い方になってしまうケースがあります。
「お伝えしておきます」は「お〜する」という形の尊敬語です。この表現は、伝える相手を高める意味合いを持ちます。そのため、社外の取引先から「社内の担当者に伝えてほしい」と頼まれた場面でこれを使うと、社外の相手ではなく社内の上司を立てる形になってしまいます。
NG例
取引先「田中部長にその件をお伝えいただけますか。」
「承知いたしました。田中にお伝えしておきます。」← NG
この場面では、社外の取引先に敬意を示すために自分側をへりくだる謙譲語を使うのが正解です。
正しい表現
「承知いたしました。田中に申し伝えておきます。」← OK
「お伝えしておきます」が自然に使えるのは、自分から相手に直接情報を届ける場面に限られます。
「とっておきの情報をお伝えしておきます。」← OK
迷ったときは「社外の相手が絡む伝言＝申し伝えます」と覚えておくと、判断に迷わずに済みます。
まとめ
「伝えておきます」は丁寧語の一種であり、敬語としてまったく使えないわけではありません。ただし、相手や場面によってより適切な表現に言い換えることで、ビジネスマナーとしての印象がぐっと上がります。
使い分けのポイントをおさらいすると、社外の相手から伝言を預かる場面では「申し伝えます」、社内の上司に直接伝える場面では「お伝えします／お伝えいたします」が基本です。「念のため」「その旨」などと組み合わせる場合も、この軸はそのまま当てはまります。
また、一見丁寧に見える「お伝えしておきます」が場面によってはNGになる点も、あわせて覚えておきましょう。
正しい言葉遣いは、一度身につけてしまえば迷わず使えるようになります。ぜひ今日から実践してみてください。
