取引先に会食の案内メールを送るとき、「何をどう書けばいいんだろう…」と手が止まってしまうことはありませんか？
会食の案内は、ただ日時と場所を伝えればいいわけではありません。相手に失礼のない言葉遣い、必要な情報の漏れ、返信のもらいやすさ……と、気を配るポイントは意外と多いものです。
この記事では、取引先への会食案内メールを「日程調整」から「詳細案内」まで2段階に分けて、書き方のポイントと例文をまとめて解説します。送信前のチェックリストもつけていますので、はじめて案内メールを送る方にも参考にしていただける内容です。
会食の案内メールは「2段階」で送るのが基本
取引先への会食案内は、いきなり「〇月〇日、〇〇で会食を開催します」と送るのではなく、2段階に分けて送るのがビジネスマナーの基本です。
① 日程調整メール → ② 詳細案内メール
まず「日程調整メール」で相手の都合を確認し、日程が確定してから「詳細案内メール」で場所やアクセスなどの情報をまとめて送ります。
なぜ2段階なのかというと、会食はあくまで相手をおもてなしする場。こちらの都合を一方的に押しつける形にならないよう、先に相手のスケジュールを優先して確認するのが礼儀です。
すでに口頭や別のやりとりで日程が決まっている場合は、日程調整メールをスキップして、詳細案内メールだけ送ればOKです。
それぞれのメールの書き方と例文は、このあと順番に解説していきます。
【フェーズ①】日程調整メールの書き方と例文
日程調整メールは、会食の候補日を提示して相手の都合を確認するメールです。ポイントは相手が返信しやすいように、候補日を複数提示すること。1つだけ提示すると「その日はちょっと…」となったとき、相手が気を遣って断りにくくなってしまいます。目安として2〜3つの候補日を挙げるのがおすすめです。
件名は、一目で用件が伝わるシンプルなものにしましょう。
件名：会食日程のご相談／〇〇株式会社 〇〇
本文は「挨拶 → 会食の趣旨 → 候補日 → 返信のお願い」の流れでまとめると、読みやすく伝わりやすくなります。
【例文】
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 平素より大変お世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇でございます。 さて、このたびは日頃のご愛顧への感謝を申し上げたく、 ぜひ一度お食事の場を設けさせていただければと存じます。 つきましては、下記の日程でご都合はいかがでしょうか。 ・〇月〇日（〇）18:00〜 ・〇月〇日（〇）18:00〜 ・〇月〇日（〇）19:00〜 ご都合のよい日程をお知らせいただけますと幸いです。 なお、上記以外のご希望がございましたらお気軽にお申しつけください。 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――― （署名） ――――――――――――
【フェーズ②】詳細案内メールの書き方と例文
日程が確定したら、場所やアクセスなどをまとめた詳細案内メールを送ります。情報の漏れが一番起きやすいフェーズなので、記載すべき項目を押さえておきましょう。
件名には日付を入れておくと、相手がメールを見返しやすくなります。
件名：【〇月〇日】会食のご案内／〇〇株式会社 〇〇
本文の詳細情報は、箇条書き（記書き形式）でまとめるのが基本です。記載すべき項目は以下のとおりです。
- 日時
- 店名（正式名称で）
- 住所
- アクセス（最寄り駅からの道順）
- 店舗電話番号
- 予約名
地図が添付できる場合は添付しておくと、相手が直接タクシーで向かう際にも役立ちます。
ひとつ注意したいのが、件名や本文に「接待」という言葉は使わないこと。「接待」は招く側の視点から生まれた言葉で、相手に対して使うと失礼にあたります。「ご会食のご案内」「お食事のご案内」のような表現を使いましょう。
【例文】
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 平素より大変お世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇でございます。 先日はご都合をお知らせいただきありがとうございました。 下記のとおりご案内申し上げます。 記 日時：〇月〇日（〇）18:00〜 店名：〇〇〇〇（〇〇料理） 住所：東京都〇〇区〇〇1-1-1 アクセス：〇〇線〇〇駅より徒歩3分 電話：03-XXXX-XXXX 予約名：〇〇（弊社名） 以上 当日お会いできますことを楽しみにしております。 ご不明な点がございましたらお気軽にお申しつけください。 ―――――――――――― （署名） ――――――――――――
なお、上司の代理として秘書が送る場合は、冒頭の名乗りを「〇〇の秘書の〇〇でございます」とし、本文中も「〇〇（上司名）からお伝えするよう申しつかりました」などと一言添えると丁寧です。
案内メールで「返信をもらいやすくする」3つの工夫
案内メールを送ったのに、なかなか返信が来なくて困った…という経験はありませんか？ちょっとした工夫で返信率は上がりますので、ぜひ意識してみてください。
① 返信期限を明記する
期限を書かないと、相手は「急がなくていいか」と後回しにしがちです。「〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです」と一文添えるだけで、返信のスピードが変わります。
② 返信方法を具体的に指定する
「ご返信ください」だけでは、相手が何をすればいいか迷うことがあります。「このメールへそのままご返信いただけますようお願いいたします」と書いておくと、相手が迷わず動けます。
③ 確認事項はまとめて聞く
食物アレルギーや苦手な食材、交通手段の確認など、事前に把握しておきたいことがあれば、案内メールの中でまとめて確認しましょう。後から追加で質問するメールを送ると、相手の手間を増やしてしまいます。
また、取引先など社外の方への案内メールは、必ず個別に送るのがマナーです。複数の宛先に一斉送信すると、相手に「大勢の中の一人」という印象を与えてしまい、おもてなしの気持ちが伝わりにくくなります。
送信前の最終チェックリスト
メールを書き終えたら、送信ボタンを押す前にかならず見直しましょう。会食の案内メールは、文面がそのまま相手への印象につながります。以下の項目を確認してから送信してください。
- 日付と曜日が一致しているか → 複数の候補日を書く際に特にズレが起きやすいので要注意
- 「接待」という言葉が混入していないか → 件名・本文ともに確認
- 宛名は社外向けの表記になっているか → 「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」の形が基本
- 日時・店名・住所・アクセス・電話番号の記載漏れがないか → 特に電話番号と予約名は抜けやすい
- 返信期限と返信方法を明記しているか
- 署名が入っているか → 社外メールでは名刺がわりになる重要な情報
一つひとつは小さな確認ですが、ミスがあると相手に余計な手間をかけてしまいます。送信前の数分を惜しまず、丁寧に見直す習慣をつけておきましょう。
