仕事を休むとき、日程の変更をお願いするとき。ついこぼれてしまうのが「ご迷惑おかけします」のひと言ですよね。
ただ、いざメールや電話で使おうとすると、「この言い方で失礼にならないかな」「上司や取引先に使っても大丈夫かな」と、手が止まってしまうことはありませんか。
実はこの言葉、「おかけします」と「おかけしました」のどちらを選ぶかや、「よろしくお願いします」への続け方で、相手に伝わる印象が少し変わります。
この記事では、使っていいのかという答えから順番に、場面ごとの例文、言い換え、休みの連絡での使い方までをやさしくまとめました。肩の力を抜いて、読み進めてみてくださいね。
「ご迷惑おかけします」は正しい敬語？目上の人にも使える？
結論からお伝えすると、「ご迷惑おかけします」は正しい敬語です。上司や取引先など、目上の方にも安心して使えます。
仕組みはとてもシンプルです。「ご迷惑」は、相手が受ける迷惑に「ご」をつけて敬意を表した言葉。「おかけします」は、「お〜する」の形で自分の行動をへりくだる謙譲語です。つまり、相手を立てつつ、自分は低い立場から伝える言い方になっています。
「尊敬語と謙譲語が一緒に入っているから二重敬語では？」と心配になる方もいますが、大丈夫です。二重敬語とは、同じ言葉に同じ種類の敬語を重ねてしまうこと（「おっしゃられる」など）を指します。「ご迷惑」と「おかけします」は別々の言葉にかかっているので、二重敬語にはあたりません。
なお、書き言葉では「ご迷惑をおかけします」と「を」を入れると、より整った印象になります。メールや書類では、「を」ありを選ぶと安心です。
もう少し丁寧にしたいときは、語尾を「おかけいたします」に変えると、よりかしこまった響きになります。
「ご迷惑おかけします」はいつ使う？「おかけしました」との違い
「ご迷惑おかけします」と「ご迷惑をおかけしました」の使い分けのポイントは、迷惑をかけるのが「これから」か「もう済んだこと」かです。
これから相手に負担をかけるとわかっているときは、「ご迷惑おかけします」。事前のお詫びと、理解してほしい気持ちを伝えられます。すでに迷惑をかけてしまったあとは、「ご迷惑をおかけしました」と過去形にします。
たとえば、次のような場面で使います。
日程の変更
急な日程変更となり、ご迷惑をおかけします。
納期の遅れ
納品が予定より遅れる見込みです。ご迷惑をおかけします。
作業やメンテナンス
明日の午前中はシステムメンテナンスのため、電話がつながりにくくなります。ご迷惑をおかけします。
どの例も、迷惑の中身を先に伝えてから添えています。「ご迷惑おかけします」だけでは、何のことか相手に伝わらないためです。
ひとつ注意したいのが、「ご迷惑をおかけしましたが、よろしくお願いします」という言い方です。迷惑はすでに起きた話なのに、「これからお願いします」と続けるため、話の時間がかみ合わず、違和感を持たれやすくなります。過去のことは「ご迷惑をおかけしました」でひと区切りにして、お願いは別の文に分けましょう。
「ご迷惑おかけしますがよろしくお願いします」の意味と使い方
「ご迷惑おかけしますがよろしくお願いします」は、迷惑をかけてしまうことをお詫びしつつ、理解や協力をお願いする言い方です。「が」の前でお詫びをして、あとにお願いを続けるので、頼みごとをやわらかく切り出すクッションの役目も果たしてくれます。
使うときのコツは、「よろしくお願いします」の前に、何をしてほしいのかを具体的に書くこと。「ご迷惑おかけしますがよろしくお願いします」だけで終えると、相手は何をすればよいのか迷ってしまいます。お願いの内容を先に書き、そのあとに添えるのが基本の型です。
メール
資料の提出期限を、来週月曜日に変更させていただきたく存じます。ご迷惑をおかけしますが、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
口頭
明日の打ち合わせを30分早めていただけますか。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。
すでに決まったことを伝えるとき
本日は設備点検のため、14時以降の受付を停止します。ご迷惑をおかけしますが、ご了承ください。
相手に何かしてもらいたいときは「よろしくお願いします」、変更がすでに決まっていて受け入れてもらいたいときは「ご了承ください」を使い分けると、気持ちがすっと伝わります。
「ご迷惑おかけします」の言い換えと使い分け
「ご迷惑おかけします」のほかにも、相手にかけるものの種類に合わせて選べる表現があります。使い分けると、気持ちが正確に伝わります。
| 表現 | かける負担のイメージ | 使いどころ |
|---|---|---|
| お手数をおかけしますが | 作業の手間 | 確認や書類の提出をお願いするとき |
| ご面倒をおかけしますが | 手間に加えて、煩わしさや繰り返しの負担 | 何度も修正をお願いするとき |
| ご負担をおかけしますが | 時間や仕事量などの重み | 追加の対応をお願いするとき |
| ご不便をおかけしますが | 使いにくさ | 店舗や設備、システムの案内 |
| 恐れ入りますが／恐縮ですが | 遠慮の気持ち | ちょっとしたお願いの前置き |
社内の同僚や後輩には、「面倒をかけるけど、お願いね」「申し訳ないけど、お願いできる？」のように、少しやわらかく言うと自然です。
また、手間をかけてもらう日常の依頼は、謝るより感謝で伝えると前向きな印象になります。
急ぎの確認をお願いできますか。ご協力いただけると助かります。
終わったあとに「ご対応いただき、ありがとうございます」と添えれば、気持ちのよいやり取りになります。
休む・遅刻するときの「ご迷惑おかけします」の入れ方
休みや遅刻の連絡では、「ご迷惑おかけします」は一言添える程度で十分です。長く謝るより、理由を短く伝えて、仕事への影響を減らす一言を加えるほうが相手は助かります。理由も「体調不良のため」「発熱のため」くらいで、症状の細かい説明はいりません。
電話
昨夜から熱があり、本日はお休みをいただきたく、ご連絡しました。急なご連絡でご迷惑をおかけします。午前の会議の資料は共有フォルダに入れてあります。
メール
体調不良のため、本日はお休みをいただきます。急なご連絡となり、ご迷惑をおかけします。急ぎの案件は△△さんに共有済みです。
遅刻のとき（チャット）
電車の遅れで、10分ほど遅れます。ご迷惑をおかけします。
休みの連絡では、急ぎの案件や資料の場所など、引き継ぎの一言を添えるのがコツです。
休み明け
先日はご迷惑をおかけしました。フォローしていただき、ありがとうございました。
使うときに気をつけたい2つのこと
「ご迷惑おかけします」は丁寧な言葉だからこそ、使い方しだいで印象が変わります。気をつけたいのは次の2つです。
1. 軽い場面で大げさに使わない
返信が数時間遅れた、ちょっと質問をした、といった場面では、「ご迷惑おかけします」だと言葉が重すぎて、かえって相手が戸惑います。「お返事が遅くなり、申し訳ありません」くらいがちょうどよい温度感です。
2. 「すみません」といっしょに使わない
「ご迷惑をおかけします、すみません」のように重ねると、丁寧な言葉と砕けた言葉がちぐはぐになります。「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」と、ひとつにまとめましょう。
まとめ
「ご迷惑おかけします」は、これから相手に負担をかけるときの、事前のお詫びとして使える便利な言葉です。使う前に、「迷惑の中身は伝わるか」「相手にしてほしいことは書けているか」を、ひと呼吸おいて見直してみてください。それだけで、同じひと言でも伝わり方がぐっとやわらかくなります。言葉選びに迷ったときの参考になればうれしいです。
