「既に知っている」は失礼？ビジネスでの言い換え表現とメール・社内での使い分け

「既に知っているかもしれませんが」と伝えたいとき、そのまま「もう知っていると思いますが」と言ってしまって大丈夫か、迷ったことはありませんか。

実は「知っている」という言葉は、決まった尊敬語を持たない少し特殊な表現です。そのため、目上の方や取引先へそのまま使うと、思わぬ失礼にあたることがあります。

この記事では、ビジネスシーンで使える丁寧な言い換え表現から、メールでそのまま使えるフレーズ、社内の同僚へのやわらかい言い方まで、場面ごとにご紹介します。読み終える頃には、相手に合わせて自然に伝えられるようになりますよ。

「既に知っている」をそのまま使うと失礼になる理由

「既に知っている」は、くだけた言い方のためそのままではビジネスシーン向きではありません。丁寧語にすると「既に知っています」となりますが、これだけでも実は十分とはいえないのです。

理由は、「知っている」という言葉の成り立ちにあります。多くの動詞には「言う→おっしゃる」のように、決まった尊敬語が存在します。ところが「知っている」には、そうした専用の尊敬語がありません。

そのため一般的には、ご存知という表現を尊敬語の代わりとして使うのが慣習になっています。丁寧語の「知っています」だけでは、敬意の度合いが物足りなく映ってしまうのです。

つまり、目上の方に「既に知っている」ことを伝えたいときは、丁寧語で済ませるのではなく、「ご存知」をはじめとした言い換え表現を選ぶことが、失礼を避けるための基本になります。

相手が既に知っていることを伝える場合と、自分が既に知っていることを伝える場合とでは、使う敬語が異なります。

相手側の「知っている」を敬語にする場合は、次のような表現が使えます。

表現	特徴
ご存知	最も一般的に使われる尊敬語相当の表現。「ご存知でしたら恐れ入ります」のように使う
ご承知	やや事務的・公式な響き。「ご承知の通り」のように使う
お聞き及び	耳にした情報というニュアンスを含むやわらかい表現。「お聞き及びかもしれませんが」のように使う

一方、自分側が「知っている」ことを伝える場合は、謙譲語の存じておりますを使います。人物について知っている場合は「存じ上げております」、物事や情報については「存じております」となる点に注意が必要です。

場面や相手との関係性に応じて、これらを使い分けることで、失礼のない伝え方ができます。

相手が既に知っている可能性のある情報を伝えるときは、「知っている前提で話す」のではなく、前置きのフレーズを添えることで、押しつけがましさを和らげられます。

表現	特徴
既にご存知かもしれませんが	最も汎用性が高く、社外の相手にも使えるフレーズ
既にご承知のことと存じますが	ややかしこまった響きで、公式な案内やお知らせに向いている
お聞き及びかもしれませんが	噂や口頭で耳にしている可能性を踏まえた、柔らかい言い回し

メール

平素より大変お世話になっております。

既にご存知かもしれませんが、来週の会議室が302号室に変更となりましたのでご案内いたします。

このように文頭に添えるだけで、相手の理解度を決めつけない、配慮のある伝え方になります。

取引先や目上の方への表現とは別に、社内の同僚や気心の知れた相手には、もう少しやわらかい言い方が自然です。

表現	特徴
もう知ってるかもしれないけど	親しい同僚同士の会話で使える、くだけた前置き
もう聞いてるかもしれませんが	同僚だけでなく、少し距離のある社内関係にも使いやすい表現
耳に入っているかもしれませんが	噂話のようなニュアンスを含みつつ、失礼にならない程度の丁寧さを保てる表現

対面・チャット

もう聞いてるかもしれませんが、来月からオフィスのレイアウトが変わるみたいです。

相手が上司であれば「ご存知」系の表現を、同期や後輩であれば「もう知ってるかもしれないけど」のような表現を選ぶなど、関係性に応じて敬語の強さを調整することがポイントです。

一言で簡潔に言い換えたい場合は、熟語を使う方法もあります。

表現	特徴
既知	「既知の情報」のように、書類や資料の中で使いやすい表現
周知	「周知の事実」のように、多くの人が知っている状態を表す際に使う
先刻承知	「先刻承知しております」のように、以前から知っていたことを表す表現。目上の方への使用は避けた方が無難