取引先からの提案や、先輩からのお誘い。ありがたいお話だけれど、どうしても受けられない。そんなとき、「丁重にお断りします」と伝えておけば間違いない気がしますよね。
ところが、この言葉を相手に直接言うと、「なんだか不自然」「失礼かも」と感じる人もいるようです。丁寧にしたつもりが逆効果になってしまっては、もったいないですよね。
この記事では、「丁重にお断り」の意味と読み方から、相手に直接言ってよいのか、自然に使える場面、相手に伝えるときの言い方、電話やメールでの断り方までをお伝えします。言葉選びに迷っている方は、ぜひ参考にしてください。
「丁重にお断り」の意味と読み方
「丁重にお断り」は、「ていちょうにおことわり」と読みます。
「丁重」は、礼儀正しく、心がこもっている様子を表す言葉です。つまり「丁重にお断り」とは、相手の気持ちに配慮しながら、礼儀を尽くして断ることを意味します。相手の提案やお誘い、お申し出を受けられないときに使われる、改まった言い方です。
よく似た言葉に「丁寧」がありますが、「丁重」のほうがより改まった、かしこまった響きがあります。ビジネス文書や冠婚葬祭のあいさつなど、礼儀を大切にする場面でよく見かける言葉です。
なお、「丁重にお断りいたします」「丁重にお断り致します」「丁重にお断りさせていただきます」「丁重にお断り申し上げます」は、言い方が少しずつ違うだけで、意味はどれも同じです。
相手に直接「丁重にお断りします」と言ってもいい？
結論からお伝えすると、間違いではありませんが、相手本人に直接言うのは避けたほうが安全です。
理由は、「丁重に」が断る側の様子を表す言葉だからです。自分で「丁重に」と言うと、「礼儀を尽くして断っています」と、自分の断り方を自分で評価しているように聞こえてしまいます。そのため、言われた側が不自然に感じたり、「断られた」という事実だけが強く残って失礼だと受け取ったりすることがあるのです。
引っかかるのは「丁重に」の部分で、「させていただきます」のほうではありません。「お断りさせていただきます」そのものは、敬語として問題のない表現で、目上の方や取引先にも使えます。二重敬語かどうかなど、くわしくは「お断りさせていただきます」は失礼？二重敬語？の記事で解説しています。
「丁重にお断り」が自然に使える場面と例文
「丁重にお断り」が自然に使えるのは、断る相手が目の前にいない場面です。この言葉は、相手に向けて言うよりも、「礼儀を尽くして断る」という行為を周りの人に伝えるときの言い方だからです。使い方は、大きく3つあります。
上司や同僚への相談・連絡
A社からのご提案は、検討の結果、丁重にお断りしておきます。
断ったあとの報告
B社からのお誘いは、丁重にお断りいたしました。
部下や周りの人への依頼・指示
この件は、先方に丁重にお断りしておいてください。
どれも、断る相手ではなく、社内の人に向けて話しているのが共通点です。
また、相手が目上の方や取引先でも、本人ではなく別の人に伝えるときなら問題ありません。たとえば上司に「先方には丁重にお断り申し上げておきます」と伝えるのは、自然な使い方です。
「丁重にお断りします」を相手に伝わる言い方にするには
「丁重にお断りします」を相手に直接伝えたいときは、「丁重に」を外して、別の言い方に置き換えます。礼儀正しさは、言葉の選び方で十分に伝わります。
| 表現 | ニュアンス | 向いている場面 |
|---|---|---|
| お断り申し上げます | 最も改まっていて、きっぱり伝わる | 取引先や目上の方、正式な文書 |
| お断りいたします | 丁寧で標準的。やや事務的 | 社内外の通常のやり取り |
| お断りせざるを得ません | やむを得ない事情があるという含み | 規定や社内事情で断るとき |
| ご期待に沿えません | 「断る」と言わないぶん、やわらかい | 要望や依頼に応えられないとき |
迷ったときは、目上の方や取引先なら「お断り申し上げます」を選べば安心です。
「辞退させていただきます」「ご遠慮いたします」「見送らせていただきます」といった言い換えや、丁寧さを伝えるコツは、「お断りさせていただきます」は失礼？二重敬語？でくわしく紹介しています。
電話・口頭で断るときの言い方と例文
電話や口頭で断るときは、感謝を伝え、簡単な理由を添えてから、断りの言葉をはっきり伝える流れが基本です。
電話は表情が見えないぶん、声の調子で印象が決まります。ゆっくり落ち着いたトーンで話し、断りの言葉はぼかさずに伝えましょう。「検討します」などとあいまいにすると、相手が期待を残してしまいます。理由も長く説明せず、ひと言で十分です。
電話での例文
お忙しいところ恐れ入ります。このたびはご提案をいただき、ありがとうございました。社内で検討いたしましたが、今回はお断り申し上げることになりました。せっかくのお話にお応えできず、申し訳ございません。
メールで伝えるときも、基本の流れは同じです。短くまとめると、次のようになります。
メールでの例文
件名：ご提案の件につきまして
〇〇様
このたびはご提案をいただき、誠にありがとうございます。社内で検討を重ねた結果、今回はお断り申し上げることといたしました。ご期待に沿えず申し訳ございません。今後ともよろしくお願い申し上げます。
まとめ
「丁重にお断り」は、礼儀を尽くして断ることを表す言葉です。使い分けの目安は、次のとおりです。
- 社内の人に伝えるとき：「丁重にお断りしておきます」
- 断る相手に直接伝えるとき：「お断り申し上げます」
断る場面は気を使いますが、相手や場面に合った言葉を選べば、感謝と敬意はきちんと伝わります。ぜひ、日々のやり取りで使ってみてくださいね。
