学校行事に参加できないことが分かったとき、
連絡帳や学校アプリを前にして、
「これでいいのかな」と手が止まってしまうことはありませんか。
文章自体は短くていいはずなのに、
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どこまで理由を書けばいいのか
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失礼に見えないか
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余計なことを書いていないか
と考え始めると、
かえって書きづらくなってしまうものです。
ですが、行事欠席の連絡は、
丁寧に説明することよりも、分かりやすく伝えることが大切です。
この記事では、
小学生・中学生の学校行事を想定して、
そのまま使える、簡潔で無理のない連絡文をまとめています。
「これを使えば大丈夫」
と判断できる形にしているので、
迷ったときは、そのまま使ってください。
行事を欠席・参加できないときの連絡は「簡潔」で大丈夫
行事に参加できない場合の連絡は、
必要なことだけを、短く伝えれば問題ありません。
理由を詳しく説明したり、
背景を補足したりしなくても、
それだけで失礼になることはありません。
先生に伝えるべきなのは、
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どの行事についての連絡か
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参加できるか、できないか
この2点がはっきりしているかどうかです。
要点が分かる文面であれば、
簡潔でも十分に伝わります。
理由は詳しく書く必要はありません
行事を欠席する理由は、
体調不良・家庭の事情・私用など、
大まかに伝えるだけで十分です。
詳しく書こうとすると、
文章が長くなったり、
必要以上に言い訳のように見えてしまうこともあります。
無理に説明しようとせず、
事実だけを伝える意識で問題ありません。
事実だけを落ち着いて伝えれば問題ありません
欠席や不参加の連絡では、
気持ちや事情を詳しく書く必要はありません。
落ち着いた文面で、
事実を淡々と伝えることが、
結果的にいちばん伝わりやすい方法です。
そのまま使える｜行事欠席・不参加の連絡例文
行事名を入れ替えるだけで使えるよう、
汎用的な文面にしています。
※【〇〇】の部分は、
「運動会」「遠足」「校外学習」「発表会」「宿泊行事」などに差し替えて使ってください。
体調不良で欠席する場合
〇〇の件ですが、
体調不良のため、本日は欠席させていただきます。
よろしくお願いいたします。
家庭の事情・私用で欠席する場合
〇〇の件ですが、
家庭の事情により、当日は欠席させていただきます。
よろしくお願いいたします。
理由をぼかして伝えたい場合
〇〇の件ですが、
都合により、当日は欠席させていただきます。
よろしくお願いいたします。
部分参加・一部のみ参加できない場合の伝え方
行事のすべてに参加できない場合でも、
状況を簡潔に伝えれば問題ありません。
細かい事情を説明するよりも、
先生側が状況を把握しやすいことを優先しましょう。
途中から参加する場合
〇〇の件ですが、
当日は〇時頃から参加させていただく予定です。
よろしくお願いいたします。
一部のみ不参加・途中で早退する場合
〇〇の件ですが、
都合により、途中で早退させていただく予定です。
よろしくお願いいたします。
直前で参加できなくなったときの連絡例
体調の変化などで、
直前に予定が変わることは珍しくありません。
そのような場合でも、
簡潔に事実を伝えれば十分です。
急な連絡になったとしても、
落ち着いた文面で伝えれば問題ありません。
当日朝に連絡する場合
〇〇の件ですが、
今朝から体調が優れないため、欠席させていただきます。
直前のご連絡となり、申し訳ありません。
急な体調変化・やむを得ない事情の場合
〇〇の件ですが、
急な事情により、本日は参加できなくなりました。
よろしくお願いいたします。
連絡手段が違っても、文章はそのままでOK
行事欠席の連絡は、
連絡帳・学校アプリ・メールのどれを使っても、
基本の文章は同じで問題ありません。
連絡手段に合わせて、
文頭や文末を少し調整する程度で十分です。
この記事で紹介している例文は、
そのままコピペして使える形になっています。
行事欠席の連絡で迷ったときのチェックポイント
最後に、
書き終えたあとに少し迷ったときは、
次の点だけ確認してみてください。
「お願い」や「言い訳」に見えないか
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説明が長くなっていないか
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感情的な表現が入っていないか
この2点を避けられていれば、
連絡としては問題ありません。
これ以上付け足す必要がないか
行事欠席の連絡は、
短くても失礼にはなりません。
「これで伝わる」と思えたら、
それ以上書かなくて大丈夫です。
